Bawaslu NTT Sosialisasikan Aplikasi SI-BETA
|
Bajawa,Bawaslu Ngada_ Ketua, Anggota dan Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Ngada mengikuti rapat yang digelar oleh Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur (NTT) terkait Ketatausahaan Pengelolaan Kearsipan yang dilaksanakan secara daring. Rapat ini lebih mengenalkan aplikasi Si-Beta terkait pengarsipan khususnya dalam hal surat-menyurat di lingkungan Bawaslu.(Bajawa,18/08/2021)
Rapat daring ini dibuka oleh Ketua Bawaslu Propinsi NTT Thomas Mauritius Djawa. Hadir pula Bapak/Ibu Anggota Bawaslu Provinsi NTT dan Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi NTT. Dalam sambutannya Thomas mengatakan terkait tujuan dibuatnya rapat ini untuk meningkatkan kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) Bawaslu dalam hal kearsipan. “Diperlukan pengelolaan manajemen untuk menyusun arsip secara rapi agar mudah kita temukan pada saat kita butuhkan,”ujarnya.
Pada tempat yang sama Jemris Fointuna selaku Anggota/Kordiv PHL Bawaslu Provinsi NTT mengharapkan dengan adanya aplikasi Si-Beta ini dapat memberikan kenyamanan dalam hal Pengarsipan. “sekiranya pengarsipan soal kenyamanannya harus tetap terjaga,”,tambahnya.
Sementara menurut Noldi Tadu Hungu selaku Anggota/Kordiv sengketa Bawaslu Provinsi NTT mengatakan “tata kelola kearsipan sangat penting untuk kelembagaan dan kegiatan ini sudah sering dilakukan karena terdapat Perbawaslu yang mengatur tentang hal tersebut dan kali ini kita didukung dengan adanya aplikasi Si-Beta sebagai aplikasi kearsipan.
Sedangkan menurut Baharudin Hamzah selaku Anggota dan kordiv SDMO Bawaslu Provinsi NTT lebih menjelaskan terkait awal mula dibuatkannya aplikasi Si-Beta karena dirasa perlu sebagai penerapan aplikasi sebagai tata kelola kearsipan. “Segala surat masuk dapat diarsipkan melalui arsip digital dengan pengenalan aplikasi Si-Beta”,jelasnya.
Menurut Melpi Marpaung selaku Anggota dan Kordiv Hukum dan Datin Bawaslu Provinsi NTT mengatakan “Kearsipan Digital sangat tepat untuk dilakukan di tengah kondisi sekarang dalam Pandemi Covid-19, sehingga tidak harus bertatap muka secara langsung untuk meminta tandatangan Pak Ketua ataupun Pak Kasek , cukup melalui aplikasi Si-Beta” ujarnya.
Di tempat yang sama Ignasius Djani selaku Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi NTT juga mengatakan terkait pentingnya aplikasi Si-Beta dalam tata kelola kelembagaan dan tidak dipungkiri juga bahwa pentingnya pengarsipan secara manual. ”Ini bukan menjadi hal baru lagi sebab di setiap pemerintahan harus ada tata kelola pemerintahan melalui kearsipan, dan kita sadari selama ini belum sempurna serta ini menjadi program lembaga. Ada tiga hal yang sangat penting terkait kearsipan, yaitu Sumber Daya Manusia (SDM), Administrasi dan Sarana Prasarana Pendukung” tambahnya.
Dalam materi pada rapat yang dipaparkan oleh Bapak Ayatullah selaku Staf Bawaslu RI menjelaskan bahwa, “Si-Beta (Sistem Informasi Administrasi Bawaslu NTT) merupakan sistem informasi berbasis website yang diperuntukan dalam administrasi seperti Pengelolaan surat masuk-keluar, Pemberian disposisi secara berjenjang, Hasil disposisi dan Arsip dokumen yang terdapat di Bawaslu NTT serta sistem penunjang pekerjaan teknis lainnya secara digital di internal Bawaslu NTT”,jelasnya.
Pembuat aplikasi Si-Beta ini menjelaskan terkait dua (2) manfaat aplikasi Si-Beta seperti dapat membantu mempermudah proses penyimpanan dan pencarian data hasil disposisi.“surat masuk keluar dan dokumen lain dalam member informasi tentang hasil disposisi dan pengadministrasian dapat lebih cepat, tepat dan transparansi, serta dapat mengelola data-data internal dengan lebih mudah dan efektif serta dapat meningkatkan pengarsipan dan pendokumentasian surat masuk keluar, pemberian disposisi secara berjenjang”,tambah Ayatullah. Aplikasi Si-Beta dapat diakses oleh internal Bawaslu Provinsi NTT yang kemudian dijadikan sebagai dasar rekomendasi kebijakan yang berkualitas. Pada kesempatan ini juga, Ayatullah menjelaskan terkait pengembangan system dan cara pengoperasian aplikasi Si-Beta.(LM)
