Peserta Latsar CPNS Bawaslu Ngada Sosialisasikan Pengelolaan Arsip SPJ Keuangan Berbasis Digital

Bawaslu Kabupaten Ngada ikuti sosialisasi Pengelolaan Arsip SPJ Keuangan melalui Pemanfaatan Gdrive dan Pembuatan QR Code sebagai bagian dari hasil aktualisasi Pelatihan Dasar (Latsar) CPNS Tahun 2025. Kegiatan ini berlangsung di ruang sekretariat Bawaslu Kabupaten Ngada pada Senin, 24 November 2025, dan diikuti oleh seluruh staf sekretariat.

Kegiatan sosialisasi ini diprakarsai oleh peserta Latsar CPNS Bawaslu Kabupaten Ngada, Regina Sia Ratu Uza Angi, A.Md.Bns, sebagai implementasi nilai dasar ASN yang menekankan orientasi pelayanan, akuntabilitas, profesionalisme, serta pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung pekerjaan birokrasi. Melalui program aktualisasi tersebut, Regina berupaya memberikan inovasi dalam pengelolaan arsip pertanggungjawaban keuangan agar lebih tertata, efisien, dan sesuai perkembangan teknologi.

Dalam pemaparannya, Regina menjelaskan bahwa sistem arsip digital berbasis Gdrive akan membantu Bawaslu Kabupaten Ngada memiliki bank data dokumen SPJ Keuangan yang lebih terorganisir. Seluruh berkas dapat disimpan dalam struktur folder yang sistematis, mudah dicari, serta dapat diakses oleh seluruh pihak yang berwenang kapan pun diperlukan. Pemanfaatan penyimpanan berbasis cloud ini juga dinilai mampu mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik akibat kerusakan, kelalaian, maupun bencana.

Selain pemanfaatan Gdrive, Regina juga memperkenalkan inovasi penggunaan QR Code untuk setiap arsip fisik SPJ Keuangan. Sistem ini memungkinkan proses penelusuran dokumen menjadi jauh lebih cepat dan terstandar. Dengan memindai QR Code pada map atau berkas, staf dapat langsung diarahkan pada file digital yang bersangkutan. Hal ini tidak hanya menghemat waktu pencarian tetapi juga memperkuat integritas dan transparansi dalam tata kelola dokumen pertanggungjawaban keuangan.

Kegiatan sosialisasi berlangsung interaktif, ditandai dengan sesi tanya jawab dan praktik langsung penggunaan Gdrive serta pembuatan QR Code. Para peserta terlihat antusias karena inovasi ini dinilai sangat membantu dalam mendukung pekerjaan administrasi yang selama ini masih banyak bergantung pada penyimpanan fisik.

Ketua dan jajaran pimpinan sekretariat menyambut baik pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini. Mereka menilai bahwa upaya yang dilakukan tidak hanya relevan dengan kebutuhan organisasi, tetapi juga sejalan dengan arah reformasi birokrasi yang menuntut penerapan teknologi informasi dalam setiap aspek kerja. Dengan adanya sistem pengelolaan arsip digital, proses pelayanan internal dapat berjalan lebih cepat, akurat, dan akuntabel.

Melalui kegiatan aktualisasi ini, sekretariat Bawaslu Kabupaten Ngada diharapkan mampu mewujudkan pengelolaan arsip SPJ Keuangan yang lebih tertib, modern, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi di era digital. Inovasi ini sekaligus menjadi wujud komitmen ASN muda dalam memberikan kontribusi nyata demi peningkatan kualitas tata kelola administrasi di lingkungan Bawaslu.